Hạch toán chi phí thuê xe ô tô: Từ A đến Z cho doanh nghiệp vận tải

Chắc hẳn nhiều bác tài, chủ doanh nghiệp vận tải ở Hà Nội đều quen mặt anh Tuấn, chủ xe tải Huyndai HD120 chạy tuyến Bắc – Nam. Nghe đồn thu nhập của anh mỗi tháng ngót nghét cũng phải vài chục triệu. Thế nhưng, ít ai biết, anh Tuấn từng có thời gian lao đao vì không nắm rõ cách hạch toán chi phí thuê xe ô tô.

Hồi ấy, xe của anh hay bị hư hỏng vặt, rồi những lúc xe nằm gara chờ sửa chữa, anh phải đi thuê xe khác để chạy cho kịp đơn hàng. Tiền sửa xe, tiền thuê xe phát sinh tùm lum, cộng thêm chi phí xô dầu mỡ, cầu đường, bến bãi… khiến anh hoa mắt chóng mặt. Cuối tháng cầm sổ sách ra tính toán, anh mới ngã ngửa vì lợi nhuận chẳng được bao nhiêu.

May mắn thay, anh được ông bạn giới thiệu cho một chuyên viên kế toán giỏi ở quận Cầu Giấy, Hà Nội. Nhờ vậy, anh Tuấn mới vỡ lẽ ra nhiều điều về cách hạch toán chi phí thuê xe ô tô sao cho hợp lý, hiệu quả.

Vậy, hạch toán chi phí thuê xe ô tô như thế nào cho đúng? Hãy cùng XE TẢI HÀ NỘI tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây!

Hạch toán chi phí thuê xe ô tô là gì?

Hạch toán chi phí thuê xe ô tô là việc ghi chép, theo dõi, phản ánh một cách có hệ thống và đầy đủ các khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp, cá nhân thuê xe ô tô để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc nhu cầu cá nhân.

Việc hạch toán chi phí thuê xe ô tô đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát chi phí: Theo dõi sát sao các khoản chi phí thuê xe, từ đó có kế hoạch quản lý và sử dụng nguồn vốn hiệu quả.
• Tính toán giá thành chính xác: Căn cứ để tính toán giá thành sản phẩm, dịch vụ một cách chính xác, đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường.
• Lập báo cáo tài chính: Cung cấp số liệu chính xác để lập báo cáo tài chính theo quy định.

Các khoản mục chi phí thuê xe ô tô

Khi thuê xe ô tô, bạn có thể gặp các khoản chi phí sau:

• Phí thuê xe: Khoản chi phí cố định theo ngày hoặc theo tháng dựa trên loại xe, thời gian thuê, quãng đường di chuyển.
• Phí xăng dầu: Phụ thuộc vào loại xe, quãng đường di chuyển và giá xăng dầu tại thời điểm đó.
• Phí cầu đường, bến bãi: Phát sinh khi xe di chuyển qua trạm thu phí, phí gửi xe tại các bãi xe.
• Phí sửa chữa, bảo dưỡng: Trong quá trình thuê, nếu xe gặp sự cố hỏng hóc, bạn sẽ phải trả thêm chi phí sửa chữa, bảo dưỡng.
• Các chi phí khác: Phí phạt vi phạm giao thông (nếu có), chi phí ăn nghỉ của tài xế (nếu thuê xe có lái xe).

Cách hạch toán chi phí thuê xe ô tô

1. Thu thập chứng từ đầy đủ:

Khi thuê xe, bạn cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp đầy đủ các chứng từ như: Hợp đồng thuê xe, hóa đơn VAT, phiếu thu, biên bản bàn giao xe… Các chứng từ này là căn cứ pháp lý quan trọng để bạn hạch toán chi phí thuê xe.

2. Xác định tài khoản hạch toán:

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng xe mà bạn lựa chọn tài khoản hạch toán cho phù hợp. Ví dụ:

• Nếu thuê xe để vận chuyển hàng hóa, bạn sẽ hạch toán vào tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
• Nếu thuê xe để phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp, bạn sẽ hạch toán vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

3. Lập phiếu chi và định khoản:

Dựa trên các chứng từ đã thu thập, bạn tiến hành lập phiếu chi và định khoản các nghiệp vụ phát sinh.

Ví dụ:

• Phiếu chi số 01: Thanh toán tiền thuê xe tải Hyundai HD120 của Công ty TNHH Vận tải ABC tại quận Hoàng Mai, Hà Nội.

• Định khoản:
  • Nợ TK 154: 10.000.000 đồng
  • Có TK 111: 10.000.000 đồng

Lưu ý: Cách hạch toán chi phí thuê xe ô tô có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, hình thức tổ chức của từng doanh nghiệp. Do đó, để đảm bảo tính chính xác, bạn nên tham khảo ý kiến của chuyên gia kế toán hoặc đơn vị tư vấn thuế.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ việc hạch toán chi phí thuê xe ô tô. Phần mềm kế toán giúp bạn quản lý chi phí một cách chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

Bên cạnh việc hạch toán chi phí thuê xe ô tô, bạn cũng nên lưu ý đến các yếu tố khác như: lựa chọn loại xe phù hợp, tìm hiểu kỹ hợp đồng thuê xe, bảo quản xe cẩn thận để tránh phát sinh chi phí sửa chữa, bảo dưỡng không cần thiết.